Разработка и внедрение централизованного справочника материально-технических ресурсов (МТР) предприятия
Введение
Задача централизации справочника МТР актуальна для многих предприятий и компаний. Зачастую к необходимости решения задачи объединения разрозненных справочников МТР в один централизованный, приводит организация централизованной заявочной компании. Организация централизованной закупки в рамках разрозненных справочников и классификаторов весьма затруднительно, что и приводи к проекту создание единого справочника материально-технических ресурсов.
В данной статье представлены цели и задачи преследуемые в проектах по централизации справочника материально-технических ресурсов, примерный состав работ, возможная техническая архитектура решения.
Статья основана на предположении, что перед компанией Заказчика стоит задача централизации справочника МТР из существующих информационные системы, в каждой из которых ведется свой справочник МТР со своей классификацией, в единую Центральную систему. Для этой задачи Заказчик нанимает Исполнителя.
Состав работ по созданию эталонного справочника и классификатора не рассматривается. Процесс перекодировки данных (в том числе и остатков по складам) в учетных системах переходящих на новый, централизованный справочник МТР нет рассматривается.
Цели проекта
Цель проекта разработки и внедрения централизованного справочника материально-технических ресурсов предприятия определяется следующим набором задач:
- оптимизация бизнес-процессов заявочной компании, сокращение циклов поставок МТР, повышение эффективности и прозрачности работы служб материально-технического снабжения;
- оптимизация объемов складских запасов, возможность оперативного поиска МТР (либо их аналогов) на складах предприятий группы;
- оптимизация бизнес-процессов технологического обслуживания оборудования (в части обеспечения МТР);
- обеспечение единообразия всей учетной и управленческой информации для всех пользователей корпоративных приложений;
- повышение качества бухгалтерской и управленческой отчетности.
Задачи проекта
К задачам проекта относятся:
- Разработка единой, взаимоувязанной модели сущностей относящихся к области МТР (классификатора(ы) МТР, свойства и значения свойств, справочник МТР).
- Создание целевого классификатора МТР.
- Создать консолидированный, нормализированный и гармонизированный справочника МТР (включая классификацию, определение набора свойств и значений).
- Разработать регламент сопровождения (добавления новых позиций и изменения существующих) централизованного справочника МТР.
Состав работ
Для выполнения поставленных целей и задач, предполагается выполнения следующих работ.
| № | Содержание работ | Описание | Ожидаемые результаты |
|---|---|---|---|
| 1 | Анализ и сбор требований | ||
| 1.1. | Анализ текущей ситуации и выработка рекомендаций | Анализ качества классификаторов и справочников МТР в существующих ученых системах. Выработка рекомендаций по использованию классификаторов и справочников МТР из существующих ученых систем для построения централизованных классификатора и справочника МТР. | Выводы о качестве классификаторов и справочников МТР существующих учетных систем. |
| 1.2 | Определение требований к составу и структуре классификатора(ов) МТР | Сбор требований к определению принципов выделения классов МТР. Сбор требований к кодированию позиций классификатора(ов) МТР. Сбор требований к определению набора иерархий и принципам построения иерархической структуры классификатора(ов) МТР. Анализ состава классов приобретенного классификатора МТР на предмет его соответствия требованиям. | Набор требований к классификатору МТР, набору свойств и значений, справочнику МТР полученных тот функциональных специалистов – пользователей справочника МТР |
| 1.3 | Определение требований к составу и структуре системы свойств и значений классов МТР | Сбор требований к определению принципов выделения свойств и значений классов. Анализ состава свойств приобретенного классификатора МТР на предмет его соответствия требованиям. | |
| 1.4 | Определение требований к составу и структуре справочника МТР | Сбор требований к структуре (составу полей) справочника МТР | |
| 2 | Разработка модели данных сущностей МТР | ||
| 2.1 | Разработка модели данных сущностей МТР | Разработка модели данных сущностей МТР включающей в себя: описание самих сущностей (классификатора(ов), справочника, свойств и значений), взаимосвязей между ними, описание их атрибутов, определение наименований таблиц и полей в БД, определение данных типов полей таблиц БД. | Модель данных сущностей МТР. |
| 3 | Формирование классификатора(ов) МТР с учетом требований | ||
| 3.1 | Создание целевого классификатора МТР на базе приобретенного | Формирование состава классов классификатора МТР, их уровней в иерархии, наименований, набора свойств и значений с учетом требований специалистов функциональных подразделений. За эталонный классификатор может быть принять ОКП | Целевой классификатор МТР с набором свойств и значений. |
| 3.2 | Разработка шаблонов классов МТР | Проводится разработка шаблон классов МТР, на базе правил наименований в приобретенном справочнике МТР, представляющих собой формализованное описание обобщенного правила формирования краткого и полного наименования позиции справочника МТР на основе атрибутов, свойств и их значений. При наличии в классе экземпляров МТР, имеющих отличия в формировании наименования, для них разрабатываются дополнительные шаблоны. Описательные шаблоны формируются только для крупных классов (содержащих 15 и более записей). Перечень классов, для которых разрабатываются шаблоны, согласуется с Заказчиком. | Описание шаблонов формирование позиций справочника МТР по классам классификатора МТР. |
| 3.3 | Согласование классификатора МТР со специалистами функциональных подразделений Заказчика | Согласование со специалистами функциональных подразделений Заказчика структуры и состава классификатора МТР, свойств и значений классов, шаблонов классов | Согласованный, откорректированный классификатор МТР с набором свойств и значений. |
| 4 | Проведение консолидации, нормализации и гармонизации существующих справочников МТР | ||
| 4.1 | Проектирование и разработка прикладного программного обеспечения поддержки процесса перехода на единый справочник МТР (опционально) |
Проектирование и разработка прикладного
программного обеспечения следующей функциональности: - захвата изменений для последующего пополнения и корректировки целевого справочника МТР; - проведения поиска полных дубликатов; - ведение таблиц соответствия; - обеспечения навигации по справочникам МТР. |
Прикладное ПО обеспечивающее поддержку процесса перехода на единый справочник МТР. |
| 4.2 | Предварительная нормализация данных (при наличии ПО автоматическими средствами) | Производится предварительная обработка данных (вручную или с использованием ПО). Объем обрабатываемых данных может быть сокращен путем выгрузки только тех позиций справочника МТР из существующих учетных систем, по которым есть остатки на складах. Проводится исключение лишних пробелов и специальных символов. Выявляются полные дубликаты. | Предварительно нормализованные справочники МТР из существующих учетных систем. |
| 4.3 | Обработка позиций справочников МТР | Распределение позиций справочников МТР между экспертами. Нормализация и исправление ошибок в записях справочников МТР (включая приведение наименований к стандартизованному виду, устранение неполноты и противоречивости). Проставление соответствия записи приобретенного справочника МТР, записей справочников МТР существующих учетных систем. Консультации со специалистами функциональных подразделений Заказчика по неполным, некорректным и противоречивым позициям справочников МТР. | Централизованный справочник МТР. Набор таблиц соответствия значений централизованного справочника МТР, значениям из справочников МТР существующих учетных систем. |
| 4.4 | Согласование справочника со специалистами функциональных подразделений Заказчика | Согласование со специалистами функциональных подразделений Заказчика состава справочника МТР | Согласованный, готовый к загрузке в Центральную систему, централизованный справочник МТР. |
| 5 | Разработка регламента сопровождения централизованного справочника МТР | ||
| 5.1 | Разработка регламента сопровождения централизованного справочника МТР | Разработка свода правил, шаблонов по внесению новых позиций в централизованный справочник МТР, правил определения классов МТР, правила заполнения значений свойств. | Регламент сопровождения централизованного справочника МТР |
Участие Заказчика
Для успешного выполнения задачи по созданию и дальнейшему сопровождению централизованного справочника МТР необходимо участие Заказчика. В частности необходимо:
- на этапе создания справочника:
- назначить специалистов ответственных за предоставление информации по существующим учетным системам;
- назначить специалистов ответственных за утверждение классификатора и справочника МТР;
- назначить специалистов ответственных за устранение противоречий, неполноты и дубликатов в позициях справочника МТР;
- а этапе сопровождения справочника:
- создать группу/группы сопровождения НСИ (МТР).
Архитектура решения централизованного ведения НСИ (МТР)
Для обеспечения ведения централизованного справочника МТР, возможна следующая архитектура.
Ниже представлено описание решения:
- Пользователи существующих учетных систем отправляют запрос на внесение новой позиции в справочник МТР (или в случае необходимости на изменение уже существующей).
- Эксперт группы сопровождения НСИ проводит анализ запроса на добавление новой позиции в справочник МТР: убеждается, что такой позиции точно нет в справочнике МТР; проверяет полноту данных необходимых для формирования новой позиции справочника МТР. В случае положительного результата проверки, вносит новую позицию в справочник МТР Центральной системы.
- Производится записи новой позиции в справочник МТР Центральной системы.
- Enterprise Service Bus обеспечивает передачу новых записей из справочника МТР Центральной системе и присвоение им уникальных ключей записей для существующих учетных систем.
- Автоматически производится записи в таблицы соответствия, определяющие соответствия записей справочника МТР Центральной системы и записей справочников МТР учетных систем.